Alternance : Assistant Manager / Office Manager (H/F)

Le service Retranscription est composé de 10 collaborateurs et d’une Cheffe de secteur.

Ce service réalise des prestations de transcription pour des clients exigeants, avec des enjeux forts de qualité, de délais et de charge de production. La transcription est le processus de conversion d’un contenu oral en texte écrit. Cela implique l’écoute d’un enregistrement audio/vidéo, puis la retranscription fidèle ou reformulée des échanges.

Dans un contexte d’évolution des outils et des méthodes de travail, le service a récemment intégré des solutions d’intelligence artificielle ainsi que des outils collaboratifs innovants tels que Monday.com, plateforme d’optimisation de la planification et des tâches.

Cet environnement facilite le travail en équipe et renforce le pilotage de l’activité, l’organisation quotidienne du service et le suivi des indicateurs de performance pour atteindre les objectifs opérationnels.

L’alternant(e) apportera un appui au management dans le suivi de l’activité et l’amélioration des pratiques.

Vous interviendrez, sous la responsabilité de la cheffe de secteur, en support du pilotage de l’activité et de l’organisation de l’équipe.

1. Appui au management opérationnel

· Assister la Cheffe de secteur dans le suivi quotidien de l’activité

· Participer à l’organisation et à la répartition de la charge de travail

· Suivre les priorités et contribuer à la fluidité des flux de production

· Préparer des supports de suivi et de pilotage pour les réunions d’équipe

· Suivre les actions décidées et assurer leur bonne exécution

· Contribuer à la communication interne du service

2. Collecte et suivi des KPIs

· Collecter et structurer les indicateurs de performance du service :

-> volumes de production

-> délais de traitement

-> qualité des livrables

-> charge de travail par collaborateur

· Comprendre, mettre à jour et fiabiliser les tableaux de bord existants

· Contribuer à l’analyse des données et proposer des pistes d’amélioration dans leur exploitation

3. Participation à la production

· Préparer la production (ordres du jour, comptes rendus, synthèses)

· Être en renfort ponctuel sur les tâches de production (prise de notes chez le client)

· Contribuer à la réalisation des livrables opérationnels

Vous préparez une formation Bac+3 à Bac+5 en :

• office management

• gestion

• administration des entreprises

• ou équivalent

Vous avez :

• un bon niveau d’orthographe et de grammaire

• une capacité à organiser et structurer des informations

• une aisance avec les outils digitaux et une curiosité pour l’intelligence artificielle

• une appétence pour les chiffres et le suivi d’indicateurs (KPI)

 Nous recherchons une personne :

• organisée

• curieuse

• proactive

• à l’aise dans un environnement opérationnel

Une sensibilité aux environnements inclusifs et aux enjeux du handicap est un plus apprécié.

"Dans le cadre de notre engagement pour l'inclusion, nous favorisons l'emploi des personnes en situation de handicap et encourageons leur candidature à ce poste."